Privacyverklaring en cookiebeleid 

De Koninklijke Vereniging van Oprustgestelde Officieren Oost-Vlaanderen v.z.w. (KVOO OVL vzw) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan het respect van uw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KVOO OVL vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of General Data Protection Regulation). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring; 
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming indien wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

Als Vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onze secretaris (zie Het Bestuur).

Uw persoonsgegevens worden door de KVOO OVL vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden : 

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vereniging (uitvoering overeenkomst); 
• voor het versturen van informatie aan onze leden (gerechtvaardigd belang); 
• voor het bijhouden van de website van KVOO OVL vzw (gerechtvaardigd belang); 
• voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene); 
• voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting). 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen en opslaan, verzamelen en verwerken : 

• persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer (vast en/of mobiel), e-mail; 
• identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : rijksregisternummer; 
• persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, laatste graad; 
• automerk en nummerplaat. 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden 
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting); 
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, ...); 
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen; 
• fotoreportages op de website van KVOO OVL vzw ; 
• daguitstappen of reizen georganiseerd door derden; 
• het parkeren van persoonlijke voertuigen op militaire of private domeinen. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bvb om juridische redenen).
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde schriftelijk in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking ervan. 

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

Bewaartermijn
KVOO OVL vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van vereisten door de wet. Als algemene regel houden we persoonsgegevens maximaal 5 jaar na laatste gebruik bij. 

Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder; 

• alle personen die namens KVOO OVL vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; 
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 
• we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 
• wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; 
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. In deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.
Tevens kunt u schriftelijk bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

Wijziging privacyverklaring
KVOO OVL vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en onze leden per mail verwittigen.
De laatste wijziging gebeurde op 14/05/2018.
Oudere versies van ons privacystatement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen. 

Legal Disclaimer
De inhoud van de website van KVOO OVL vzw, met inbegrip van de merken, logo's, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan de Koninklijke Vereniging van Oprustgestelde Officieren Oost-Vlaanderen v.z.w. of rechthoudende derden. De informatie (teksten, beelden en links) op deze website zijn uitsluitend informatief bedoeld. Wij doen ons best om alle mogelijke inspanningen te leveren om de correctheid van deze informatie te verzekeren, maar kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor schade ontstaan als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie. Daarnaast behouden wij ons het recht voor om te allen tijde wijzigingen/correcties aan te brengen of informatie te verwijderen. 

Op onze website kunnen we gebruik maken van cookies
Een cookie is een klein tekst- en cijferbestand dat wij opslaan in uw browser of op de harde schijf van uw computer. Op die manier kunnen wij uw voorkeuren bij het gebruik van onze website onthouden. Hierbij wordt er gebruik gemaakt van zogenaamde functionele cookies, die het gebruik van de website voor u als bezoeker beter maakt. Wij gebruiken ook niet-functionele cookies voor het verzamelen van statistieken van onze bezoekers, om daarmee onze website te verbeteren naar de toekomst toe. Tenzij u uw browserinstellingen hebt aangepast zodat die cookies zal weigeren, zal ons systeem cookies plaatsen van zodra u onze website bezoekt. 

Wij gebruiken webanalyticsdiensten om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers onze website gebruiken. Om deze diensten te kunnen gebruiken worden via onze website cookies geplaatst door Google. Google kan de verzamelde informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk worden verplicht, of voor zover derden de informatie namens hen verwerken. Wij hebben hier echter geen invloed op.
Wilt u uw cookiesinstellingen veranderen? Dat kan uiteraard. Meer informatie over het aanpassen van de cookieinstellingen en over het in- en uitschakelen hiervan vindt u in de instructies en/of helpfiles van je browser. Deze instellingen moeten echter wel per browser worden gedaan.

Opgesteld op 14/05/2018 

Een printversie van de privacyverklaring kan bekomen via onderstaande link: